Privacybeleid Juridisch en Bestuurlijk Adviescentrum B.V. conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

1.  Bekendmaking
1.  Publicatie op website www.JBA-Amsterdam.nl en www.JBM-Amsterdam.nl
2.  Uitreiking en/of mededeling bij intakegesprek.

2. Algemeen
Het Juridisch en Bestuurlijk Adviescentrum B.V. neemt de privacyregelgeving als uitgangspunt in haar relatie met haar cliënten en andere betrokkenen en verwerkt in haar bedrijfsvoering de desbetreffende persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerkings­verantwoordelijke conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

Ons kantoor respecteert de grondwettelijke privacyrechten. Dit privacybeleid is gericht op natuurlijke personen die als betrokkenen zijn aan te merken. Daarbij gaat het primair om onze cliënten, toekomstige cliënten, dienstverleners, adviseurs en toeleveranciers, relaties en andere belangstellen­den van wie de persoonsgegevens in onze kantooradministratie worden of kunnen worden verwerkt.

Het privacybeleid is gedateerd op 25 mei 2018 en nadien aangevuld per 14 augustus 2018. Wij behouden ons het recht voor ons Privacybeleid te wijzigen of aan te vullen en hiervan kennis te geven door middel van het aanpassen van deze pagina. Cliënten en andere betrokkenen worden derhalve aangeraden deze publicatie regelmatig te raadplegen. Wanneer er sprake is van wezenlijke wijzigingen in dit Privacybeleid dan volgt een duidelijke kennisgeving hierover aan de geregistreerde betrokkenen.

3.  Inhoud Privacybeleid
3.1 Het Privacybeleid omvat de volgende informatie over ons kantoorbeleid omtrent het verwerken van persoonsgegevens in de kantooradministratie. Daarbij geven wij antwoord op de volgende vragen:

  1. Welke persoonsgegevens en op welke wijze worden deze verzameld en geregistreerd;
  2. Voor welke doeleinden en op welke grondslagen uw persoonsgegevens worden verwerkt;
  3. Met wie uw persoonsgegevens worden gedeeld;
  4. Hoe uw persoonsgegevens worden beschermd;
  5. Hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard;
  6. Over de rechten waarover u als betrokkene beschikt; en
  7. Hoe u contact met ons kunt leggen.

3.2 Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie bij ons over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon. De volgende persoonsgegevens kunnen onder meer door ons worden verwerkt.

  1. Basispersoonsgegevens zoals uw voor- en achternaam en titulatuur;
  2. Contactgegevens zoals uw e-mailadres (zakelijk en/of privé), postadres en telefoonnummer(s);
  3. Persoonsgegevens die u ons verstrekt in het kader van opdrachtverlening m.b.t. juridische en/of bestuurlijke aangelegenheden (incl. mediation) of bij het bijwonen van cursussen of voorlichtingsactiviteiten (uw voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, beroep en/of functie en opleiding);
  4. Persoonsgegevens die u ons verstrekt ten behoeve van een sollicitatie naar een dienstverband of stageplaats  (uw voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit en alle overige relevante bij uw sollicitatie/cv vermelde persoonsgegevens);
  5. Gegevens betreffende uw bezoek aan onze websites en betreffende het apparaat dat u hiervoor gebruikt (een IP adres) indien van toepassing;
  6. Alle overige op u betrekking hebbende persoonsgegevens die u ons verstrekt of die wij kunnen verkrijgen in verband met de doeleinden en op basis van de grondslagen zoals hierna aangegeven.

3.3 Kenbaarheid
Al deze persoonsgegevens kunnen worden verzameld en vastgelegd in onze kantoor­administratie omdat u deze aan ons heeft verstrekt:

  1. door het leggen van contact met ons kantoor;
  2. door het verlenen van een volmacht aan ons kantoor;
  3. bij het aangaan van een overeenkomst met ons kantoor;
  4. door het invoeren van uw gegevens op onze websites;
  5. door het aan ons verstrekken van uw visitekaartje;
  6. door het solliciteren naar een dienstbetrekking of stageplaats.

Daarnaast zijn uw persoonsgegevens ook kenbaar uit andere bronnen via relaties, adviseurs, wederpartijen en openbare registers zoals Handelsregister, het Kadaster of andere openbare kennisbronnen.

3.4 Doeleinden en grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens (rechtmatigheid)
Wij kunnen uw persoonsgegevens voor een of meerdere van de volgende doeleinden aanwenden en vastleggen.

  1. Ten behoeve van onze juridische dienstverlening in de meest brede zin des woords;
  2. Ter voldoening aan onze juridische en wettelijke verplichtingen;
  3. Ter ondersteuning van onze in- en externe kantooractiviteiten m.b.t. cursussen, leergangen en daarmee verbandhoudende uitnodigingen;
  4. Ter behandeling van uw personeelsaangelegenheden, sollicitaties en stageverzoeken.

Op basis van een of meerdere van de volgende juridische grondslagen vindt verwerking van uw persoonsgegevens plaats:

  1. De toestemming van de betrokkene;
  2. De uitvoering van een overeenkomst met of in opdracht van de betrokkene;
  3. Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
  4. Het eigen gerechtvaardigd bedrijfsbelang van ons kantoor.

3.5 Beperkingen aan gegevensverwerking
De verwerking van persoonsgegevens geschiedt zodanig dat niet meer gegevens worden verwerkt dan benodigd zijn voor het doel van de registratie (doelbinding). Voor geen andere doelen dan het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt, worden gegevens geregistreerd.

Evenmin vindt registratie plaats van specifieke of bijzondere persoonsgegevens zoals betreffende ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke opvatting en dergelijke. Bovendien worden geen burgerservicenummers, medische gegevens of gegevens betreffende de gezondheid van de betrokkenen geregistreerd, anders dan uit hoofde van wettelijke verplichtingen.

3.6 Delen van persoonsgegevens (verwerkers)
Met het oog op de beschreven doeleinden kan ons kantoor uw persoonsgegevens delen met derden, waaronder mede begrepen:

  1. Derden die betrokken zijn bij de juridische diensten (waaronder mediation) zoals wederpartijen, rechtshulpverleners, adviseurs, gerechtelijke instanties en overheden;
  2. Derden, zoals uitvoerders en toezichthouders en andere bedrijven en instanties om de kantooractiviteiten  te kunnen uitvoeren en om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen;
  3. Derden vanwege de feitelijke, organisatorische en/of geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens voor de in dit Privacybeleid omschreven genoemde doeleinden, zoals accountants, boekhouders en ICT-dienstverleners.

Het verstrekken van uw persoonsgegevens naar genoemde derden, geschiedt alleen voor en ten behoeve van de in dit Privacybeleid genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de in dit Privacybeleid vermelde grondslagen.

Bij het delen van persoonsgegevens met derden in het kader van onze kantooractiviteiten is het niet uitgesloten dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie, hetgeen alsdan zal geschieden in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Derden aan wie ons kantoor opdracht geeft tot het verwerken van persoonsgegevens en aan wie uw persoonsgegevens worden verstrekt, zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving, zoals nader is vastgelegd in de “verwerkersovereenkomst” welk ons kantoor met deze derden heeft gesloten. Deze overeenkomst is in overeenstemming met de privacyregelgeving AVG. Ons kantoor is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door derden waarmee geen “verwerkersovereenkomst” is gesloten.

3.7 Bewaartermijn
Ons kantoor bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor het bereiken van de in dit Privacybeleid genoemde doeleinden en zolang de eigen gerechtvaar­digde bedrijfsbelangen hiermee gediend zijn dan wel om aan wet- en regelgeving te voldoen.

3.8  Bescherming en beveiliging van persoonsgegevens
Ter bescherming en beveiliging van persoonsgegevens heeft ons kantoor adequate technische en organisatorische maatregelen genomen. Het is immers belangrijk om verlies, vernietiging of openbaring e.d., danwel ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking van persoons­gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Indien u hierover informatie wenst of bekend bent met datalekken of  onrechtmatigheden e.d. kunt u zich telefonisch of schriftelijk wenden tot ons kantoor, bereikbaar onder 020-6764786 of onder e-mailadres info@jba-amsterdam.nl.

4. Privacyrechten
Op grond van de AVG heeft iedere betrokkene diverse rechten welke door ons kantoor worden gerespecteerd:

  1. Te weten dat persoonsgegevens door ons worden kantoor verzameld (via deze       website of bij intake en contact);
  2. Te weten welke persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt c.q. geregistreerd, en in verband hiermee:
  3. Het recht op inzage van de verzamelde persoonsgegevens d.m.v. een verzoek;
  4. Het recht op rectificatie of aanvulling, verbetering van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  5. Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (vergetelrecht); N.B.: Er kunnen omstandigheden voordoen waarin de verplichting bestaat uw gegevens te blijven bewerken en/of te blijven bewaren vanwege juridische en wettelijke verplichtingen.
  6. Het recht om de persoonsgegevens digitaal toegestuurd te krijgen aan de betrokkene zelf of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (dataportabiliteit). Uw gegevens worden dan verstrekt in een gangbare, gestructureerde en een door de computer leesbaar formaat (vorm);
  7. Het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken of het niet beperken van de verwerking van persoonsgegevens vanwege een gerechtvaardigd belang van ons kantoor;
  8. Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder;
  9. Het recht om de gegeven toestemming tot verzamelen en registratie van persoonsgegevens in te trekken; N.B: Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin wij bevoegd zijn uw gegevens te blijven verwerken, met name indien de verwerking daarvan een vereiste is om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen.
  10. Het recht om op uw vraag of verzoek of bezwaar binnen 1 maand een korte, begrijpelijke en duidelijk geformuleerde reactie te krijgen van ons kantoor.

5.   Contact met ons kantoor
5.1 Indien u informatie wenst of vragen danwel klachten of bezwaren heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kun u zich schriftelijk wenden tot ons kantoor via e-mail: info@jba-amsterdam.nl of bij brief aan het Juridisch en Bestuurlijk Adviescentrum B.V. t.a.v. de directie Mr. P.H. Revermann (onder vermelding op de envelop van “gegevensbescherming”), Koninginneweg 245, 1075 CT  Amsterdam.
5.2 Voor verdere informatie kunt u zich eveneens wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens gevestigd aan de Bezuidenhoutseweg 30 te 2594 AV  Den Haag (Postbus 93374, 2509 AJ  Den Haag), of via telefoonnummer 088-1805250.

Versie 25 mei 2018, aangevuld 14 augustus 2018